कराड : शासकीय कार्यालयांमध्ये जतन करून ठेवण्यात येणाऱ्या अभिलेखांच्या संदर्भात दि. २३ नोव्हेंबर २००० च्या शासन निर्णयानुसार अभिलेखांचे ‘अ’, ‘ब’, ‘क’ व ‘ड’ असे वर्गीकरण करण्यात आले आहे. प्रत्येक वर्गातील कागदपत्रे ठरावीक कालावधीपर्यंत जतन करणे बंधनकारक असून, त्यानंतरही सक्षम प्राधिकाऱ्याची पूर्वपरवानगी घेतल्याशिवाय त्यांची विल्हेवाट लावता येत नाही. त्यामुळे तालुका, जिल्हा व विभागीय स्तरावरील कार्यालयांनी अभिलेख नष्ट करताना शासनाने निश्चित केलेल्या प्रक्रियेचे काटेकोर पालन करणे आवश्यक आहे.
शासन निर्णयानुसार ‘अ’ वर्गातील अभिलेख हे कायमस्वरूपी जतन करण्याचे असतात. शासन धोरण, ऐतिहासिक महत्त्वाचे निर्णय, कायमस्वरूपी नोंदी, मूलभूत प्रशासकीय कागदपत्रे व भविष्यात संदर्भासाठी आवश्यक असलेले अभिलेख या वर्गात मोडतात. अशा अभिलेखांची विल्हेवाट लावण्याचा प्रश्नच उद्भवत नाही.
‘ब’ वर्गातील अभिलेख हे ३० वर्षे जतन करावयाचे असतात. शासनाने निश्चित केलेला जतन कालावधी पूर्ण झाल्यानंतरच संबंधित अभिलेखांची छाननी करून पुढील कार्यवाही करता येते.
‘क’ वर्गातील अभिलेख हे ५ वर्षे जतन करावयाचे असतात. त्यानंतर शासनाने निश्चित केलेल्या प्रक्रियेप्रमाणे आणि सक्षम प्राधिकाऱ्याची मंजुरी घेऊनच त्यांची विल्हेवाट लावता येते.
‘ड’ वर्गातील अभिलेख हे १ वर्ष जतन करावयाचे असतात. संबंधित कामकाज पूर्ण होऊन जतन कालावधी संपल्यानंतरच सक्षम अधिकाऱ्याची मंजुरी घेऊन त्यांचा नाश करता येतो. कोणतेही कागदपत्र केवळ जुने झाले म्हणून नष्ट करता येत नाही.
विशेष म्हणजे आधार कार्डाशी संबंधित पडताळणीची कागदपत्रे, रेशन कार्ड अर्ज, उत्पन्नाचे दाखले, रहिवासी दाखले, शिधापत्रिका मंजुरी अथवा रद्द करण्याची कागदपत्रे, तपासणी अहवाल, अर्ज व संबंधित कार्यालयीन अभिलेख यांची विल्हेवाट लावताना संबंधित अभिलेख कोणत्या वर्गात मोडतात, त्यांची जतन मुदत पूर्ण झाली आहे का आणि त्यासाठी आवश्यक प्रशासकीय मंजुरी मिळाली आहे का, याची खात्री करणे अत्यावश्यक आहे.
शासनाच्या अभिलेख व्यवस्थापन नियमांनुसार, तालुकास्तरावरील कार्यालयाने अभिलेखांची विल्हेवाट लावण्यापूर्वी जिल्हास्तरीय सक्षम प्राधिकाऱ्याची मंजुरी घेणे आवश्यक असते. जिल्हास्तरावरील कार्यालयाने विभागीय (आयुक्त) स्तरावरील सक्षम प्राधिकाऱ्याची मंजुरी घेणे आवश्यक असते. तसेच विभागीय आयुक्त स्तरावरील अभिलेखांच्या विल्हेवाटीसाठी शासनाने प्राधिकृत केलेल्या उच्च सक्षम प्राधिकाऱ्याची अथवा शासनाच्या निर्देशानुसार आवश्यक मंजुरी घेऊनच अंतिम कार्यवाही केली जाऊ शकते. ही संपूर्ण प्रक्रिया अभिलेख तपासणी, वर्गीकरण, जतन मुदत पूर्ण झाल्याची खात्री आणि अधिकृत नाश नोंदवही तयार केल्यानंतरच पूर्ण केली जाते.
तज्ज्ञांच्या मते, नागरिकांच्या हक्कांशी संबंधित रेशन कार्ड, आधार पडताळणी, उत्पन्न प्रमाणपत्रे, लाभार्थी नोंदी व इतर महत्त्वाची कागदपत्रे ही भविष्यात न्यायालयीन, चौकशी अथवा प्रशासकीय संदर्भासाठी आवश्यक ठरू शकतात. त्यामुळे अशी कागदपत्रे नियमबाह्य पद्धतीने किंवा सक्षम मंजुरीशिवाय नष्ट केल्यास संबंधित अधिकाऱ्यांवर प्रशासकीय जबाबदारी निश्चित होऊ शकते.
त्यामुळे सर्व शासकीय कार्यालयांनी दि. २३ नोव्हेंबर २००० च्या शासन निर्णयातील ‘अ’ वर्ग – कायमस्वरूपी, ‘ब’ वर्ग – ३० वर्षे, ‘क’ वर्ग – ५ वर्षे आणि ‘ड’ वर्ग – १ वर्ष या जतन कालावधीसह सक्षम मंजुरीची प्रक्रिया काटेकोरपणे पाळूनच अभिलेखांची विल्हेवाट लावावी, अशी अपेक्षा व्यक्त होत आहे.
पुढील भागात – 29 जून 2013 चा शासनाचा नवीन शिधापत्रिका देताना घ्यावयाची काळजी संदर्भातील जीआर बाबत माहिती
